派遣社員には3年ルールがありますので、基本的には最長3年までしか働けません。
仕事に慣れて信頼を得られたころに仕事も環境もリセットです。
少し寂しい気もしますが、割り切って働けるところも派遣社員のメリットですね。
最後の大仕事は後任への引継ぎ！
どうしたら分かりやすく伝えられるの！？
スムーズに引継ぎができる方法をご紹介します。
効率よく仕事を引継ぐ方法とは！？
これまで10社以上の会社で派遣社員として働いてきたので、引継ぎもも10回は経験してきました。
そんなわたしの経験も踏まえてご紹介します。
- 業務内容をリスト化する
- 引継ぎスケジュールを決める
- 引継ぎ書を作成
- 実際に引継ぎをする
- 実践してもらう
業務内容をリスト化する
まずは業務内容をリスト化することで明確にしていきましょう。
当たり前にこなしていて無意識に作業している項目もあるかもしれません。
引継ぎを開始する1か月前から、1ヵ月の流れをリスト化して、徐々に追加していくと分かりやすく、抜け漏れを防げますのでおすすめです。
引継ぎスケジュールを決める
引継ぎ日程が限られている場合は事前にスケジュールを決めておきましょう。
作業を実践しながら引継ぎできると伝わりやすいので、フローに沿って作業を進めていけるので分かりやすいです。
イレギュラーな業務が入ったり、メモを取りながらの引継ぎになることを予測した上で、余裕を持ったスケジュールを立てられるといいですね。
引継ぎ書を作成する
引継ぎ書を作成するのは引き継ぐ際ではなく、その仕事の引継ぎを受けた際に作成しておくことをおすすめします。退社時ではなく入社時ですね。
ゼロからの目線で作った引継ぎ書はこれから仕事をする人にとっても伝わりやすく丁寧に作れますし、引継ぎ書を見返して初心を思い返すこともできます。
また、入社時に引継ぎ書を作ると仕事の覚えが早くなりますし、困った時はいつでも見返すことができるので便利です。
変更点がないか見直す程度で引継ぎに使えますので一石二鳥ですね。
自分が入社した時の気持ちを思い返しながらどう教えるのが分かりやすいか？伝わりやすいか？ということを考えていきましょう。
- 誰が見てもわかりやすい
- 後から見返しても手順が明確
そんな引継ぎ書作成を心がけていけるといいですね。
実際に引継ぎをする
実際に引継ぎ書を見ながら後任者に業務を引き継ぎます。
自分は分かっているからと、自分目線の引継ぎをしてしまうと相手には伝わりにくくなってしまいます。
慣れている仕事を分からない人目線で説明するというのは簡単ではありません。
引継ぎだけで終わらせずに、一緒に業務をやりながら質問に答えたり、和やかな環境で引継ぎができると、後任者も安心ですね。
実践してもらう
引継ぎをした業務を実践してもらうようにしましょう。
聞くだけの引き継ぎでは理解力が伴わず、実際にひとりで仕事を始めるときに戸惑うことも多いです。
引継ぎ期間中はすぐに聞ける環境なので安心ですが、引継ぎ後の不安を少しでも安心に変えられるためにも、引継ぎ期間中に実践して理解してもらうことも心がけましょう。
引継ぎで心がけること
- 相手の立場になって教える
- 自分が困った事例、解決策なども伝える
- 雑談を交えながら不安を解消させる
- 後任者が働きやすいようサポートする
- マイナスなことは言わない
相手の立場になって教える
どんな人も最初はゼロからのスタートなので、分からないことだらけで当然です。
相手のペースをみつつ、ひとつひとつ丁寧に引継ぎを行っていきましょう。
また、煮詰まりすぎないようペース配分をするというのも大切です。
自分が困った事例、解決策なども伝える
これまでに業務を行ってきて困った事例、解決策などあればリスト化しておくと、同じようなことが起こった際に対処しやすいので共有しておくと親切ですね。
雑談を交えながら不安を解消させる
新しい仕事を始めるときは不安と緊張でいっぱいですよね。
わたしも毎回最初の1週間は食事もろくに喉を通らなくなってしまうほど不安定になってしまいます。
雑談を交えながら引継ぎができると、「この会社で安心して働ける」と思えるようになりますし、不安を解消させられるようになりますので、緊張を解しながら楽しく引継ぎをしたいですね。
後任者が働きやすいようサポートする
引継ぎ期間中は後任者を交えて積極的に社内の人とコミュニケーションを取るようにすると、引継ぎ後も馴染みやすい環境を作っていけるでしょう。
マイナスなことは言わない
社内に苦手な人がいても、不満があっても表には出さないようにしましょう。
これから働き始める人に伝えるのは酷ですし、自分の物差しで判断すべきこともありますので、先入観を与えないように注意したいですね。
まとめ
引継ぎは大変な労力がいります。
計画的に引継ぎを行うのはもちろん大切ですが、相手目線で行うだけでより伝わりやすくなりますのでおすすめです
以前働いていた会社で引継ぎの際に残してきた引継ぎ書を、何年も経ってから見た元同僚の方から「今あの引継ぎ書見ながら仕事してるけど、分かりやすいから助かる！」と言っていただいたことがありとても嬉しかったです。
仕事に慣れると初心を忘れてしまいがちですが、派遣社員は慣れた頃に契約満了になりますので、いつまでも初心を思い返しながら働けるというのも悪くないですね。
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